Nemrég lett egy új ügyfelünk, egy nagy áruházlánc. Az érdeklődés e-mailben érkezett, az árajánlatra már aláírt megrendelőt küldtek faxon, amelyre mi elküldtük a visszaigazolást a saját projektszámunkkal. Ezt ők nyugtázták, a fordítás elkészült, időben le is adtuk. Mivel nagy cégről van szó, elfogadtuk az általuk kért 30 napos fizetési határidőt. Az első megbízáshoz tartozó számlánkat azonban a határidő letelte után visszaküldték, mondván, nem tartalmaz elég információt a beazonosításhoz. Jelzem, a számlán szerepelt a projekt száma, és mellékeltük hozzá a projekt teljesítési igazolást, melyen a fordítás adatai (leütések száma, egységár, esetleges kedvezmények, megrendelés és leadás dátuma) mellett a kapcsolattartó személy neve is szerepel. Fel is hívtam az illetőt, hogy megkérdezzem, mi a probléma. Meglepődött, mert neki nem szóltak a könyvelésről, hogy valami gond van egy számlával, majd elnézést kért, és javasolta, hogy ezentúl csatoljuk a megrendelő faxot is, akkor biztos nem lesz semmi hiba. Mivel a héten ugyanennek a cégnek két másik megbízását is készülünk számlázni, gondoltam, felhívom azt a két kapcsolattartót is, csak a biztonság kedvéért. Az első rögtön közölte, hogy bizony, neki teljesítési igazolást kell kiállítania a leadott anyagról, mert e nélkül a könyvelés automatikusan visszaküldi a számlát (de miért csak egy hónap után?) - el is küldtem neki a kért információt. A második emberem szintén megerősítette, hogy náluk ez a hivatalos eljárás, de ha elolvastam volna a megrendelőt, akkor tudnám, hogy a számlához mindig csatolni kell az általuk faxolt megrendelőt ÉS az általuk kiállított teljesítési igazolást. (Elolvastam, nem volt rajta.) Megkérdeztem tőle finoman, hogy ha ez az eljárás, akkor miért nem kaptuk még meg a teljesítési igazolást a két hete leadott fordításról. A válasz: mert nem kértük.
Pár órával később válasz jött az e-mailre, hogy a teljesítési igazolást postázták. Mikor megkérdeztem, hogy nem lehetne-e faxon vagy e-mailben, az ügymenet gyorsítása érdekében...kitaláljátok? Nem, mert a könyvelés csak eredeti igazolást fogad el. Tehát összegezve: a fordítás leadásakor kérnünk kell egy teljesítési igazolást, ők azt elküldik postán, és ezt kell a számlával és a megrendelővel együtt visszaküldenünk. Most már csak arra leszek kíváncsi, hogy szerepel-e azon a bizonyos igazoláson a mi projektszámunk, vagy úgy kell majd visszakeresni, hogy mi mihez tartozik...
Tudom, tudom, a megrendelőnek mindig igaza van...
We have a new client, a big supermarket chain. The first offer request was sent via e-mail, we replied, and they sent their order confirmation via fax (with signature and everything). We acknowledged the order via e-mail and sent them the project number which they acknowledged in turn. The translation was delivered on time. Since it is a big company, we agrred to their payment deadline of 30 days. Yet the invoice on the first project was sent back after the deadline with a note that it did not contain enough information for identification. Note, the project number figures on the invoice, and the project delivery note is attached to it containing not only the details of the translation such as number of characters, unit price, date of order and delivery but also the name of the contact person. I called this person asking what was wrong and she was surprised to hear there was a problem since their accounting department did not contact her about it. She apologised and asked me to attach the faxed order to future invoices in order to avoid such problems. Since we are about to issue invoices for this customer for two other projects, I thought it might not be a bad idea to call those two contact persons, just in case. The first one told me that indeed, he has to issue a proof of delivery without which the accounting department automatically returns the invoice (but why after a month?), so I sent him the necessary information. The second one also confirmed that this was indeed their usual procedure and if I read the faxed order I would know that we should always attach their order AND their proof of delivery to the invpice. (I read it, it did not say anything about it.) I kindly asked him that if this was the procedure how come we did not receive the proof of delivery for the translation we sent two weeks ago. His answer: because we did not ask for it.
A few hours later I got a reply to my e-mail that the proof of delivery was sent by post. When I asked if it was possible to send it via fax or e-mail, just to make the process any quicker...well would you have guessed? No, because the accounting department will only accept the original document. So to sum it up: when we deliver a translation we have to ask for a proof of delivery, which they will send by post and which we have to return together with the order and the invoice. I wonder whether our project number will figure on the proof of delivery, otherwise we will have to match it with all the pending projects...
I know, I know, the customer is always right...
